1.      Pengertian Biaya Administrasi dan Umum

Fungsi administrasi dan umum adalah meliputi fungsi yang berhubungan dengan kegiatan penentuan kebijasanaan, perencanaan, pengarahan dan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan secara kesluruhan agar dapat berhasil-guna (efektif) dan berdaya-guna (efisien). Aktivitas fungsi ini bermanfaat unutk fungsi produksi dan fungsi pemasaran akan tetapi tidak dapat diidentifikasikan manfaatnya secara langsung dengan fungsi produksi maupun fungsi pemasaran.

Bagian atau departemen di dalam organisasi perusahaan yang termasuk fungsi administrasi dan umum misalnya:

1.      Direktur dan Staf

2.      Bagian umum dan personalia

3.      Bagian humas dan hokum

4.      Bagian keuangan

5.      Bagian akuntansi

Dari fungsi administrasi dan umum tersebut diatas dapat didefinisikan pengertian biaya administrasi dan umum sebagai berikut:

“Biaya adminsitrasi dan umum adalah semua biaya yang terjadi dan berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum. Meliputi biaya dalam rangka penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Termasuk dalam biaya ini adalah biaya untuk direktur dan staf (pimpinan tertinggi perusahaan), bagian umum dan personalia, bagian humas dan hukum, bagian keuangan, bagian akuntansi, dan sebagainya”

2.      Pendekatan dalam Pengawasan Biaya Administrasi dan Umum

Syarat penting didalam pengawasan biaya administrasi dan umum adalah sebagai berikut:

a.       Penggolongan secara tepat elemen biaya administrasi dan umum dalam rekening pembukuan.

b.      Penentuan pertanggungjawaban atas biaya administrasi dan umum pada tingkatan pimpinan tertentu secara individual.

Untuk dapat memenuhi kedua syarat tersebut, maka didalam pengawasan biaya administrasi dan umum diperlukan langkah-langkah

               a.       Menggolongkan elemen biaya administrasi dan umum atas dasar jenis biaya.

Tujuan manajemen perusahaan adalah menggunakan secara efektif setiap rupiah biaya yang terjadi dan memaksimalkan laba, penggolongan secara tepat biaya administrasi dan umum menurut jenis biaya akan mempunyai dua manfaat yaitu:

a)         Sebagai dasar mengadakan perbandingan antara biaya administrasi dan umum yang sesungguhnya dengan yang diharapkan akan terjadi untuk setiap elemen biaya.

b)         Mempermudah alokasi setiap jenis biaya administrasi dan umum kepada setiap  bagian atau departemen yang melaksanakan fungsi administrasi dan umum.

Biaya administrasi dan umum dapat digolongkan atas dasar obyek dari biaya sebagai berikut:

A.    Gaji dan Upah, meliputi:

1.         Gaji

2.         Intensif dan bonus

3.         Premi lembur

4.         Pajak pendapatan, dana pension, astek

5.         Tunjangan natura

6.         Upah borongan

B.     Kesejahteraan Karyawan, meliputi:

1.      Pengobatan karyawan

2.      Rekreasi dan olahraga

3.      Pendidikann dan perpustakaan

4.      Kesejahteraan lain-lain.

C.     Biaya reparasi dan pemeliharaan, meliputi reparasi dan pemeliharaan untuk:

1.      Kendaraan kantor

2.      Peralatan kantor

3.      Emplasemen, taman, halaman kantor

4.      Bangunan kantor

D.    Biaya penyusutan aktiva tetap, meliputi penyusutan untuk:

1.      Kendaraan kantor

2.      Peralatan kantor

3.      Emplasemen, taman, halaman kantor

4.      Bangunan kantor.

E.     Biaya administrasi dan umum lain-lain, meliputi:

1.      Biaya cetak, alat tulis, dan supplies kantor lainnya

2.      Biaya telek, tilpun, telegram kantor

3.      Biaya listrik dan air kantor

4.      Biaya perjalanan dinas kantor

5.      Biaya rapat dan pertemuan

6.      Biaya akuntan

7.      Biaya konsultan lain-lain

8.      Biaya tamu

9.      Biaya representasi direksi

10.  Biaya sumbangan (donasi)

11.  Biaya administrasi dan umum lain-lain.

             b.      Mengalokasikan setiap jenis biaya administrasi dan umum kepada setiap bagian atau                  depertemen yang berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum.

Tujuan alokasi setiap elemen biaya administrasi dan umum kepada setiap bagian atau departemen adalah dalam rangka menentukan pertanggungjawaban atas biaya administrasi dan umum pada tempat biaya tertentu yang melaksanakan fungsi administrasi dan umum.

Agar alokasi setiap elemen biaya kepada setiap bagian fungsional dapat relative adil dan tepat, perlu menggolongkan setiap elemen biaya menurut:

a.      Tingkat Perubahannya dengan Volume atau Kegiatan

Tingkat perubahan atau variabilitas biaya administrasi dan umumdapat dipengaruhi oleh kegiatan fungsi yang bersangkutan atau dapat pula dipengaruhi oleh kegiatan fungsi lainnya, yaitu fungsi produksi dan pemasaran. Misalnya biaya posting piutang tingkat variableitasnya dipengaruhi frekuensi penjualan dan penagihan piutang, biaya posting ke kartu pembantu persediaan bahan dipengaruhi oleh frekuensi pembelian dan penggunaan bahan untuk produksi. Oleh kerena itu diperlukan ketelitian dalam penentuan satuan pengukur variabilitas biaya. Atas dasar tingkat variablitiasnya, biaya administrasi dan umum digolongkan menjadi:

1.   Biaya tetap, yaitu biaya administrasi dan umum yang jumlah totalnya tetap konstan tidak terpengaruh oleh perubahan volume atau kegiatan sampai dengan tingkatan aktivitas tertentu. Misalnya: biaya gaji, biaya penyusutan, dan lainnya.

2.   Biaya variabel, yaitu biaya administrasi dan umum yang jumlah totalnya akan berubah secara sebanding dengan perubahan volume atau kegiatan, semakin besar kegiatan semakin besar biayanya. Misalnya: biaya supplies kantor, premi dan insentip, dan lainnya.

b.      Hubungannya dengan Setiap Fungsi Administrasi dan Umum

Dalam hubungannya dengan setiap fungsi administrasi dan umum biaya dapat digolongkan menjadi:

1.      Biaya langsung, yaitu biaya administrasi  dan umum yang jadinya atau manfaatnya dapat diidentifikasikan kepada kegiatan fungsional tertentu. Misalnya: biaya gaji dan upah biaya cetak dan supplies, dan lainnya.

2.      Biaya tidak langsung, yaitu biaya administrasi umum yang terjadinya atau manfaatnya tidak dapat diidentifikasikan kepada kegiatan fungsional tertentu atau biaya yang manfaatnya dinikmati bersama oleh beberapa kegiatan fungsional tertentu. Misalnya: biaya rekreasi dan olehraga, pendidikan dan perpustakaan, repasrasi dan penyusutan bangunan.

Untuk biaya langsung dapat didistribusikan langsung kepada kegiatan fungsional tertentu, sedangkan untuk biaya tidak langsung diperlukan dasar distribusi tertentu yang relatif teliti, adil, praktis.

c.       Dapat Terkendali dan Tidaknya Suatu Biaya

           c.       Menentukan teknik pengawasan biaya administrasi dan umum unutk setiap fungsi.

Dalam melaksanakan pengawasan biaya administrasi dan umum dapat digunakan teknik sebagai berikut:

a.       Pengawasan biaya administrasi dan umum dengan menggunakan anggaran

Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya administrasi dan umum, maka pada awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap jenis biaya yang didistribusikan untuk setiap biaya yang didistribusikan untuk setiap bagian atau departemen yang merupakan kegiatan fungsional. Anggaran biaya tersebut dipidahkan ke dalam elemen biaya variabel dan biaya tetap, sehingga dapat disusun anggaran fleksibel atau anggaran variabel untuk setiap bagian atau departemen yang merupakan pusat pertanggungjawaban biaya.

Untuk perusahaan yang relative besar anggaran yang disusun untuk setiap bagian atau departemen akan diperinci lebih lanjut di dalam sub-bagian atau sub-departemen, dengan tujuan agar dapat dilaksanakan pengawasan biaya dengan cara lebih cermat. Misalnya bagian akuntansi dapat digolongkan ke dalam sub-bagian: Akuntansi keuangan, akuntansi biaya, pemeriksaan internal (internal audidting), perpajakan, anggaran dan standar, system dan prosedur, dan lain-lain.

Pada akhir periode tertentu, biasanya akhir bulan,, dilakukan perbandingan antara biaya administrasi dan umum yang sesungguhnya dengan yang dianggarkan untuk setiap bagian atau departemen tertentu. Selisih yang timbul dari perbandingan tersebut di analisa dengan seksama oleh komite anggaran dan manajemen perusahaan, agar dapat diketahui penyebab timbulnya selisih dan siapa yang bertanggungjawab atas selisih biaya tersbut.

b.      Pengawasan biaya administrasi dan umum dengan menggunakan standar.

Teknik lain untuk mengawasi  biaya administrasi dan umum adalah dengan menggunakan standar. Dalam hal ini tujuan pemakaian standar adalah untuk lebih meningkatkan efisiensi kegiatan fungsi administrasi dan umum dengan cara mengkaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya yang terjadi.

Langkah-langkah dalam rangka pemakaian standar biaya administrasi dan umum adalah sebagai berikut:

1.         Observasi dan analisa pendahuluan

Langkah ini penting di dalam memastikan semua masalah yang harus diketahui, dan memilih luasnya kegiatan yang dapat distandarisasi serta untuk membantu mengeliminasi kelemahan-kelemahan yang sifatnya routine.

2.         Memilih fungsi atau kegiatan yang disusun standarnya

Standar biaya administrasi dan umum hanya dapat disusun untuk fungsi atau kegiatan yang presentasinya dapat diukur secara pasti, dalam bentuk satuan standar pengukur.

3.         Penentuan satuan standar pengukur kegiatan

Satuan standar pengukur untuk suatu bagian atas sub-bagian kegiatan administrasi umum tergantung kepada kegiatan khusus yang dilaksanakan oleh bagian yang bersangkutan, sehingga dapat dipakai alat mengukut prestasi.

4.         Menentukan metode dan perhitungan dasar

Penelitian gerak dan waktu hanya dilakukan terhadap bagian atau sub-bagian dari fungsi administrasi dan umum ynag dapat disusun standarnya. Atas dasar penelitian gerak dan waktu tersebut disusun anggaran biaya dan dihitung besarnya biaya standar.

5.         Testing atas biaya standar

Setelah biaya standar dihitung, maka standar tersebut harus dites lebih dahulu untuk mengetahui apakah praktis dipakai.

6.         Aplikasi akhir

Dalam aplikasi akhir dari standar memerlukan penjelasan dan keikutseraan para pelaksana, sesuai dengan tanggungjawab atas pekerjaannya masing-masing, karena yang akan diukur prestasinya adalah para pelaksana tersebut

      Dibawah ini diberikan beberapa contoh penentuan satuan standar pengukur untuk bagian atau sub-bagian dari kegiatan administrasi umum.

Bagian atau Fungsi	Satuan Standar Pengukur
Personalia	Jumlah karyawan
Piutang Dagang	Frekuensi posting
Pembukuan	Frekuensi transaksi atau posting
Billing	Jumlah rekening, statement, faktur
Surat-menyurat	Jumlah pembuatan surat
Terjemahan	Jumlah halaman atau surat yang diterjemahkan
Penjemputan karyawan	Jumlah kilometer ditempuh
Tabulasi kartu	Jumlah kartu tabulasi
Pengetikan	Jumlah baris atau halaman diketik
Statement langganan	Jumlah statement
Penerimaan tamu	Jumlah tamu
Keuangan	Frekuensi transaksi kas

      Pada akhir periode tertentu, umumnya setiap akhir bulan, diperbandingkan antara biaya standar dengan realisasi biaya dan diinvestigasi penyebab timbulnya selisih biaya tersebut.

      Disamping pengawasan biaya dengan menggunakan anggaran dan standar, usaha-usaha lainnya dapat dilaksanakan untuk mengurangi besarnya biaya adminisrasi dan umum.

www.uniba.ac.id